ارسال صورتحساب الکترونیکی، به ثبت دقیق اطلاعاتی مانند شماره مالیاتی، شناسه کالا و خدمات، شماره اقتصادی خریدار و فروشنده و نرخ مالیات بر ارزش افزوده نیاز دارد.
گاهی یک اشتباه کوچک در همین اطلاعات، باعث عدم ارسال موفق صورتحساب به سامانه مودیان میشود. شناخت خطاهای رایج میتواند زمان بررسی و اصلاح صورتحساب‌ها را کاهش دهد.
در این راهنما، ۱۰ خطای پرتکرار هنگام ارسال صورتحساب الکترونیکی را بررسی میکنیم و برای هرکدام، متن خطا، علت‌های احتمالی و راهکار اولیه رفع آن را توضیح می‌دهیم. برای تشخیص دقیق، علاوه بر متن پیام، باید کد خطا، نوع صورتحساب و فیلد درگیر نیز بررسی شود
1)خطای شماره مالیاتی صورتحساب مرجع
متن خطا: مقدار فیلد «شماره مالیاتی صورتحساب مرجع» با اطلاعات سامانه منطبق نیست
علت خطا چیست؟ این خطا میتواند زمانی نمایش داده شود که شماره مالیاتی صورتحساب مرجع با اطلاعات ثبتشده در سامانه مودیان مطابقت نداشته باشد. یکی از دلایل این خطا، ثبت قبلی فاکتور با همین شماره یا تکراری بودن صورتحساب است.
راهکار رفع خطا: ابتدا شماره مالیاتی صورتحساب را بررسی کنید. سپس مطمئن شوید صورتحساب موردنظر قبلاً در سامانه ثبت نشده باشد.
نکته: قبل از ارسال مجدد، وضعیت صورتحساب قبلی را بررسی کنید تا یک صورتحساب تکراری ایجاد نشود
2)خطای تاریخ یا شماره کوتاژ اظهارنامه گمرکی
متن خطا: در مقدار وارد شده در فیلد «تاریخ کوتاژ اظهارنامه گمرکی» حداقل مقدار رعایت نشده است. مقدار وارد شده باید بزرگ‌تر یا برابر با 10000 باشد
علت خطا چیست؟ این خطا به دلیل وارد کردن مقدار نامعتبر در فیلد مربوط به کوتاژ اظهارنامه گمرکی ایجاد میشود.
راهکار رفع خطا: شماره کوتاژ اظهارنامه گمرکی را بررسی کنید و مقدار صحیح را در فیلد مربوط وارد کنید
هشدار: قبل از اصلاح صورتحساب، اطلاعات اظهارنامه گمرکی را با اطلاعات ثبتشده در اسناد مربوط تطبیق دهید
3) خطای شماره اقتصادی فروشنده
متن خطا: در مقدار وارد شده در فیلد «شماره اقتصادی فروشنده» الگو(^(\d{11}|\d{14})$) رعایت نشده است
علت خطا چیست؟ در شرایطی که شناسه ملی و شناسه اقتصادی یکسان شدهاند، باید شناسه ملی در فیلد شماره اقتصادی نیز وارد شود.
راهکار رفع خطا: اطلاعات فروشنده را بررسی کنید و در صورت یکسان بودن شناسه ملی و شناسه اقتصادی، شناسه ملی را در فیلد مربوط به شماره اقتصادی وارد کنید.
4)خطای شماره مالیاتی صورتحساب
متن خطا: مقدار فیلد «شماره مالیاتی صورتحساب» با اطلاعات سامانه منطبق نیست
علت خطا چیست؟ یکی از دلایل مطرح‌شده برای این خطا، ثبت صورتحساب با همان شماره مالیاتی تکراری است.
راهکار رفع خطا: شماره مالیاتی صورتحساب را بررسی کنید و وضعیت ارسال قبلی آن را در سامانه مودیان بررسی کنید. اگر صورتحساب قبلاً ثبت شده باشد، از ارسال مجدد صورتحساب با همان شماره فاکتور خودداری کنید.
5) خطای شناسه کالا یا خدمت
متن خطا: مقدار فیلد «شناسه کالا/خدمت» با اطلاعات سامانه منطبق نیست
علت خطا چیست؟ شناسه کالا و خدمات باید مطابق اطلاعات تعریف‌شده در سامانه باشد.
نمیتوان شناسه کالا یا خدمت را بهصورت دلخواه تعریف کرد همچنین نباید اطلاعات مربوط به شناسه ثبتشده، مانند نرخ مالیات مربوط، بدون تطبیق با اطلاعات سامانه تغییر داده شود.
راهکار رفع خطا: ابتدا شناسه کالا یا خدمت وارد شده را بررسی کنید.
سپس مطمئن شوید شناسه استفاده‌شده همان شناسه معتبر ثبتشده در سامانه است.
6) خطای شناسه یکتای ثبت قرارداد فروشنده
متن خطا: مقدار فیلد «شناسه یکتا ثبت قرارداد فروشنده» با اطلاعات سامانه منطبق نیست.
علت خطا چیست؟ این خطا میتواند در صورتحسابهای مرتبط با قراردادهای پیمانکاری ایجاد شود.
طبق محتوای ارائه‌شده، برای قراردادهای پیمانکاری باید قرارداد در کارپوشه مالیاتی ثبت شود
راهکار رفع خطا: ابتدا قرارداد مربوط را در کارپوشه مالیاتی ثبت کنید.
پس از ثبت قرارداد، شناسه قرارداد را دریافت کرده و آن را در فیلد «شناسه یکتا قرارداد» وارد کنید
7) خطای تاریخ و زمان صدور صورتحساب
متن خطا: مقدار فیلد «تاریخ و زمان صدور صورتحساب (میلادی)» از لحاظ قواعد محاسباتی و منطقی معتبر نیست.
علت خطا: طبق محتوای اولیه، یکی از دلایل این خطا میتواند پایان مهلت ۱۲ روزه ارسال صورتحساب باشد.
در این شرایط، تاریخ صورتحساب باید بررسی شود.
راهکار رفع خطا: تاریخ صدور صورتحساب و زمان ارسال آن را بررسی کنید.
8)خطای شماره اقتصادی خریدار
متن خطا: در مقدار وارد شده در فیلد «شماره اقتصادی خریدار» الگو(^\d{11}$) رعایت نشده است
علت خطا: این خطا ممکن است به دلیل وارد نکردن صحیح شناسه ملی یا کد اقتصادی ایجاد شود
همچنین در اشخاص حقوقی، در شرایطی که شناسه ملی و شناسه اقتصادی یکسان شدهاند، باید شناسه ملی در فیلد شماره اقتصادی نیز وارد شود .
راهکار رفع خطا: ابتدا نوع شخصیت خریدار را بررسی کنید
سپس شناسه ملی و شماره اقتصادی را با اطلاعات معتبر خریدار تطبیق دهید و مقدار صحیح را در فیلد مربوط وارد کنید.
9)خطای نرخ مالیات بر ارزش افزوده
متن خطا: مقدار فیلد «نرخ مالیات بر ارزش‌افزوده با اطلاعات سامانه منطبق نیست
علت خطا: این خطا زمانی رخ می‌دهد که نرخ مالیات بر ارزش افزوده ثبتشده در صورتحساب با اطلاعات مربوط به کالا یا خدمت مطابقت نداشته باشد
برای مثال، ممکن است کالایی بدون ارزش افزوده ثبت شده باشد اما در صورتحساب برای آن ارزش افزوده محاسبه شده باشد حالت برعکس نیز ممکن است رخ دهد؛ یعنی کالایی مشمول ارزش افزوده باشد اما بدون ارزش افزوده محاسبه شود
راهکار رفع خطا: وضعیت مالیات بر ارزش افزوده کالا یا خدمت را بررسی کنید
سپس نرخ درجشده در صورتحساب را با اطلاعات مربوط به شناسه کالا یا خدمت تطبیق دهید
نکته: نرخ مالیات بر ارزش افزوده را صرفاً برای عبور صورتحساب از خطای نرمافزاری تغییر ندهید. ابتدا وضعیت کالا یا خدمت را بررسی کنید .
10) خطای شماره یا شناسه ملی خریدار در مشاغل مشارکتی
متن خطا: در مقدار وارد شده در فیلد «شماره/شناسه ملی/شناسه مشارکت مدنی/کد فراگیر خریدار» الگو(^\d{10}$) رعایت نشده است.
علت خطا: این خطا میتواند زمانی ایجاد شود که مشتری حقیقی دارای شریک باشد اما نوع شخصیت مربوط به مشارکت مدنی در اطلاعات مشتری انتخاب نشده باشد.
راهکار رفع خطا: گر مشتری حقیقی دارای شریک است، اطلاعات مشتری را بررسی کنید
در صورت وجود مشارکت مدنی، گزینه مربوط به «مشارکت مدنی» را انتخاب و اطلاعات لازم را مطابق وضعیت واقعی مشتری ثبت کنید.
جمع‌بندی
خطاهای نرمافزار واسط مودیان در بسیاری از موارد به دلیل مغایرت اطلاعات صورتحساب با اطلاعات ثبتشده در سامانه ایجاد میشوند. شناسه کالا و خدمات، شماره اقتصادی، شماره مالیاتی، اطلاعات قرارداد، تاریخ صورتحساب و نرخ مالیات بر ارزش افزوده از مهمترین مواردی هستند که باید کنترل شوند .
اگر اطلاعات صورتحساب را قبل از ارسال با دقت بررسی کنید، احتمال مواجهه با بسیاری از خطاهای رایج کاهش پیدا می‌کند.
ارسال صورتحساب با خطای کمتر
با استفاده از نرمافزار واسط مودیان تدوین حساب ، مدیریت مشتریان، کالا و خدمات و ارسال صورتحساب‌ها ساده‌تر میشود.
